智能會務管理系統概述

信息化時代的今天，企業(yè)經營和(hé)管理懂生趨于信息化和(hé)網絡化，加上國内國際企業(y現靜è)的快速發展、集團化的步伐加快，預示着傳統的會議少亮室預定管理需要改變。華威信息會議室預定系統可(kě)以幫助企業(yè)規範吃花化電子(zǐ)化管理會議室資(zī)源，提件兒高了會議室的使用率，節省會議組織者的時間，使企業(志知yè)的管理水平上一個(gè)台階。

簡要功能概述：

1) 網上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地都可秒鄉(kě)輕松實現。

2) 自動(dòng)通(tōng)知：在線說工預定或取消，通(tōng)過郵件或内部系麗相統自動(dòng)通(tōng)知相關(guān)人員。

3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預定時段一目了然，對會西長議室資(zī)源了如(rú)指掌，遠(yuǎn)離(lí)沖突。

4) 智能的系統接口：可(kě)與客戶現有的辦公亮門管理系統、門禁系統或其它信息系統進行無縫地結合，使企業(yè)的

   信息資(zī)源得到統一著妹、充分的共享與使用。

5) 獨立發布各類信息：每個(gè)會議室門口的液晶屏，不僅遠弟獨立顯示本會議室會議信息，更可(kě)獨立、自由發妹事布

   企業(yè)其他資(zī)訊，那子支持文(wén)字、圖片和(hé)視頻等各種文(wén)本格式。

6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以及會議黃近進程中(zhōng)的服務呼叫等個(gè)性功能。

 2、預訂系統

會議室預訂系統采用B/S架構，通(tōng)過浏覽器(qì)進行操作；會市厭議室預訂系統即可(kě)以是一個(gè)獨立運行的管理系統，又男中可(kě)以嵌入到公司原有的OA系統中(zhōng)作為一個(gè)模劇湖塊。

實現的功能為:維護會議室資(zī)源、查詢會議室預她歌定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和(hé)會議室使用情況統計。

1）會議室預訂申請

首先，在申請預訂會議室時，可(kě)以通(tōng)過多種組合條件（如土制(rú)會議室大小、所在位置、會議室資(zī)源等計些）篩選來精确定位目标會議室并查看會議室的預定情況。系統采用表格和(hé相數)色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可(kě個學)查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個(gè)未預中票訂色塊，可(kě)直接進入該時段的申請預訂頁面。可(kě)查詢本人的申請曆日多史信息，包括申請的狀态、流程等對自己提交的申請，可(kě)進行撤銷、內少修改操作。會議室預訂既支持某個(gè)時間點的預訂，又支持将少我一段時期内所有某個(gè)特定時間點的都預訂。

2）會議室審批

本系統如(rú)果集成在當前的協同辦公系統中(zhōng)，具體方式與目前的舞湖協同審批完全相同；如(rú)果是獨立于協同辦公系統的，則支持二級審批。預訂申女子請提交後，系統将自動(dòng)匹配該會議室所對應的審批級别并建立申請流程，流公風程審批完成後，系統将認定該申請已成功。

會議管理員可(kě)以查看到會議室預訂申請待審核列表，可(kě)媽劇修改該會議申請裡的内容，如(rú)果不允許通(tōng)過，則填場問寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通(tōng)過， 則直接點擊“發布會議”，問劇發布後該會議進入已審核狀态，

如(rú)下(xià)圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資(zī)源和(hé)會議類型，定義會議審批流程。維護經常列席草影會議的外部單位/人員。 會議資(zī)源可(kě跳我)以在預訂會議室時進行申請，例如(rú)席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相哥妹對應，用戶預訂的會議提交後，系統可(kě)根據會議類型自動(dòng)發起相應慢兒。

4）會議郵件通(tōng)知

如(rú)果系統為獨立運行的方式，系統會集成了文Outlook的郵件功能，采用郵件通(tōng)知（預定、修改、制服取消的系統動(dòng)作都将以郵件的方式通(tō雜弟ng)知相關(guān)人員）。

如(rú)果系統集成在協同辦公系統中(zhōng)去暗，将采用信息通(tōng)知的方式。系統根街筆據會議開始時間和(hé)設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員。

5）會議服務呼叫

為了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，系統可(kě)以采集和(樹飛hé)顯示當前會議狀态，并可(kě)以開放相關(guān)功能模塊慢答給後勤服務人員，使服務人員能及時響應會議的月了各種服務性需求。目前可(kě)以提供的會議工爸狀态有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中(zhōng)。

6）查看和(hé)處理會議相關(guān)事項

會議室申請預訂時可(kě)以指定會議記錄人作會議紀要并發送南錢給所有與會人員，可(kě)以與門禁系統相連使系統自動(d說雨òng)記錄和(hé)顯示會議簽到情況。

7）會議室使用情況統計

可(kě)統計個(gè)人的申請曆史信息，可(kě)統計各種會議資(zī)吧內源的使用情況和(hé)各種會議類型的分布情況。可(kě)以根據客戶實際請討需求定制各種相關(guān)統計報表。

3、顯示系統

會議室顯示系統，作為公司直接面向員工和(hé)客戶的一面窗口，基本暗水功能包括顯示、通(tōng)知、監控等，具有向員工和(hé)外界發布信息，引湖紅導與會人員準時參與會議，通(tōng)知服務人員及時響應會議服務需求等基本功能花畫。除此之外，顯示系統還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和(hé)合并顯示等高級功能。員票

該子(zǐ)系統主要由模闆設計器(qì)、信息發布引擎、顯示設備章站客戶端三部分組成。 

 模闆設計器(qì) 

一個(gè)“所見即所得”的可(kě)視化模闆設計界面，能夠設紅跳計、定制豐富的顯示信息。通(tōng)過模闆設計器(腦放qì)可(kě)以定制各種信息顯示模闆。

 信息發布引擎

作為整個(gè)信息顯示系統的核心，負責完成數據庫存取、顯示内容自聽慢動(dòng)打包、數據庫信息後台維護、響應客戶端讀取請求等主要功能。

 顯示客戶端 

主要包括雲端計算機及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，雲終端在較高的位置上安裝。煙離顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可(kě)管理性、綜合運湖是營成本低等多種優點。

1）會議室信息顯示

每個(gè)會議門前的液晶屏顯示當天會議室的預訂去師情況；提示當前時間及會議室狀态；若當前會議室正在使用，提紅分示會議結束時間。無會議召開時，可(kě)播放子裡企業(yè)圖片或視頻文(wén)件。

2）會議信息采集

該模塊主要是在會議室内提供多個(gè)開關(guān)，會議人員可都遠(kě)根據需要改變開關(guān)狀态，例如鐵會(rú)：按下(xià)送水開關(guān區女)，要求會務人員送水；開關(guān)數量和(hé慢光)含義可(kě)自定義；開關(guān)的狀态可(kě業年)與會議室控制系統關(guān)聯，例如(rú)：按下(xià多計)會議開始開關(guān)，表示會議已開始，在顯術數示屏幕上顯示“靜”圖片，提醒其他人員不得喧嘩。

3）可(kě)定制各種顯示信息

系統具有一個(gè)“所見即所得”的可(kě)中路視化模闆設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通(tōng)過模闆設計厭秒器(qì)可(kě)以定制會議預訂、企業(yè)商哥文(wén)化、活動(dòng)、宣傳等各種的信息顯舞他示模闆，從而提高顯示系統的使用效率。

4）可(kě)支持多種格式内容

用戶可(kě)以根據實際情況在顯示屏中(zhōng)獨立播放多種格水慢式内容，實現了格式和(hé)内容多樣化，如(rú)圖像、文(w場地én)本、PPT、Flash、MPEG視頻等多種媒體形式，從而大鐘冷大豐富了顯示内容和(hé)效果。

4、特點與優勢

1）規範化網絡化會議室管理

利用先進的網絡技術(shù)和(hé)管頻空理理念為企業(yè)搭建一個(gè)規範的信息系統，将企業(yè)爸問寶貴的會議室資(zī)源統一管理協調，提升企鄉外業(yè)管理效率與整體形象。

2）多模塊按需選擇

系統集成了多種第三方技術(shù)模塊，客戶可(kě)以根據自己的實際需求自主志但選擇是否采用這些模塊，可(kě)以減少(shǎ又體o)不必要的開支節約成本，做到按需支付。

3）多系統無縫集成

可(kě)與企業(yè)現有的協同辦公系統和(hé)門禁系統等多種業(匠鐵yè)務系統建立接口，實現無縫連接，保證各種現有業(yè)務冷坐系統良好運行和(hé)協同工作。

4）靈活性和(hé)人性化

顯示系統為快速适應發布信息的内容變化、數據變化、格式樹遠變化提供了有力保障。最終為客戶提供靈活、多討風樣、及時、準确的信息發布及人性化的信息服務，支持業(yè)務的随需風綠應變、“零編程”的維護能力、

動(dòng)态可(kě)伸縮的系統處理能力。

5）更安全和(hé)更穩定

真正做到集中(zhōng)管理，使管理員的管理對象由包括所有客戶端得和設備的整個(gè)系統，集中(zhōng)到服務器(qì)一個(吧技gè)點，軟硬件升級、殺毒、應用軟件安裝、用戶器道帳戶管理等等，幾乎所有的工作都在服務器(qì)上進行，管理員隻要和畫維護好服務器(qì)即可(kě)，大大減輕維護工公睡作量。還可(kě)以利用服務器(qì)完善的備人我份和(hé)容錯機制,更可(kě)确保系統和(話姐hé)數據的快速恢複。

6）低成本和(hé)高環保

顯示系統采用雲終端實現一台主服務器(qì)讓幾十個(gè)顯示器(qì)能獨喝又立、同時操作和(hé)使用，節省了80%的軟、硬件費用。低討好硬件升級成本，雲終端無需升級，隻對服務器(照道qì)進行升級即可(kě)提高整個(gè)系統性能。低維護成做森本，整個(gè)系統實現服務器(qì)單點管理，顯示客戶端零維護。低運場子營成本，每台雲終端的功耗隻是PC的5%，耗電極低。他謝

7）可(kě)定制開發個(gè)性功能

本公司擁有強大的技術(shù)實力，以及多年大中(z市長hōng)型企業(yè)業(yè)務系統什就的開發和(hé)實施經驗，因此可(kě)為客吃說戶根據企業(yè)實際情況量身定制開發各種業(yè)務需可知求。